Всеукраїнська благодійна організація «КОНВІКТУС УКРАЇНА» (далі – «Організатор») оголошує конкурсні торги (тендер) на надання послуг з матеріально-технічного супроводу заходів.
Всеукраїнська благодійна організація «КОНВІКТУС УКРАЇНА» — неурядова організація, що здійснює діяльність в Україні з 2006 року та є частиною міжнародної мережі Convictus, яка працює у Швеції, Естонії та Україні.
Організація має понад 18 років досвіду реалізації програм у сфері громадського здоров’я, гуманітарної допомоги та соціальної підтримки у співпраці з державними установами, національними та міжнародними партнерами.
Джерело фінансування закупівлі
Тендер проводиться в межах усіх проєктів Організації, що діють станом на дату оголошення, а також майбутніх проєктів, які реалізовуватимуться протягом 2026 року, у тому числі:
- субгрантів, наданих відповідно до програм Глобального фонду для боротьби зі СНІДом, туберкульозом та малярією;
- програм Федерального агентства США з контролю та профілактики захворювань (Centers for Disease Control and Prevention, CDC);
проєктів, що реалізуються за підтримки Фонду ООН у галузі народонаселення (UNFPA) в Україні, International Medical Corps, GIZ, Norwegian People’s Aid, МБО «БФ «СОС Дитячі Містечка» Україна, ІСАР «Єднання», AFEW-Ukraine, Medicus Mundi Mediterrània, ING Bank, Європейського Союзу, а також інших донорів, які надають підтримку програмам Організації.
Технічні вимоги до предмета закупівлі
- Предмет закупівлі. надання послуг матеріально-технічного супроводу заходів на території України.
Надання послуг включає наступні обов’язкові етапи:
- Підбір та підготовка місця проведення заходів відповідно до вказаного бюджету та потреб організації.
- Технічна підтримка офлайн, онлайн заходів та заходів комбінованого формату.
- Супровід заходу менеджером компанії (в залежності від потреб організатора): перевірка умов проживання в готелі: кондиціювання, опалення, санітарно-гігієнічні умови; перевірка придатності конференц-зали до проведення заходу, розстановка стільців/столів та іншого обладнання; поселення учасників відповідно до запланованого графіку заїзду; щоденна реєстрація учасників; коригування харчування учасникам у відповідності до змін на заході; логістика проїзду учасників; замовлення додаткових послуг для заходу (за необхідності).
- Транспортні послуги: організація трансферу для учасників заходу з вокзалу/аеропорту до місця проведення заходу (автобус, мікроавтобус, легкове авто); транспортне забезпечення груп під час заходів.
- Матеріальне забезпечення: друк матеріалів (можливість друку та доставки у неробочі дні та вихідні); закупівля канцелярської продукції для проведення заходів, інше, виготовлення презентаційних матеріалів; оперативна поліграфія; оперативна сувенірна продукція; вироблення роздаткові матеріалів; послуги фотографа; кейтерінг.
- Забезпечення обладнання для проведення заходів: мультимедійні проєктори; аудіовізуальне обладнання; комп’ютери/ноутбуки; принтери; фліп-чарти; проекційні дошки; технічна підтримка тощо.
- Замовлення інших додаткових послуг для заходу.
Під заходами розуміються: моніторингові візити, тренінги, семінари, конференції, робочі зустрічі, збори та зустрічі керівних органів організації, прес-конференції та інші заходи, проведення яких направлено на реалізацію статутних завдань Організатора тендеру.
Порядок надання послуг.
- Для замовлення кожного заходу ВБО «КОНВІКТУС УКРАЇНА» подає виконавцю заявку у визначеній формі із зазначенням обсягу, переліку послуг та строків виконання (орієнтовно за 10 календарних днів до початку заходу).
- Виконавець протягом 2 робочих днів надає деталізований кошторис, підготовлений відповідно до заявки. Узгоджений сторонами кошторис підписується не пізніше ніж за 7 календарних днів до початку заходу та є невід’ємною частиною Договору.
- У разі зміни фактичної вартості наданих послуг виконавець подає уточнений кошторис, який додається до Акта приймання-передачі.
- Замовник має право запитувати первинні документи щодо окремих заходів для підтвердження калькуляції витрат.
- Акт приймання-передачі наданих послуг розглядається замовником протягом 5 банківських днів. За результатом розгляду замовник повертає підписаний акт або надає обґрунтовану відмову.
- Зобов’язання виконавця вважаються виконаними після підписання Акта приймання-передачі уповноваженими представниками обох сторін.
Склад тендерної пропозиції
Тендерна пропозиція Учасника подається в електронному вигляді та повинна містити наступні обов’язкові документи:
- Тендерна (цінова/комерційна) пропозиція. Заповнені та підписані Додатки 1-4 до цього Оголошення.
- Документи, що підтверджують відповідність кваліфікаційним вимогам.
Зокрема: документи про державну реєстрацію Учасника; підтвердження досвіду надання аналогічних послуг за останні 3 календарні роки; довідка про матеріально-технічну базу та організаційну спроможність виконати договір (перелік діючих угод з конференц-залами, кейтеринговими та транспортними компаніями).
- Підтвердження повноважень підписанта. Документи, що підтверджують право особи підписувати тендерну пропозицію (наказ про призначення керівника або довіреність — для юридичних осіб).
- Інші документи (за бажанням Учасника). Рекомендаційні листи, презентаційні матеріали або інші документи, які Учасник вважає за доцільне надати для кращого розуміння своєї пропозиції (необов’язково).
Критерії оцінки
Оцінці підлягають тендерні пропозиції, що відповідають усім вимогам цього Оголошення. Переможець визначається за результатами порівняння цінових пропозицій та відповідності технічним і кваліфікаційним вимогам. Організатор має право запитувати уточнення (clarifications), які не змінюють суті поданої пропозиції.
Антикорупційні та загальні умови
Участь пов’язаних осіб або змова учасників забороняється.
Організатор залишає за собою право прийняти або відхилити будь-яку пропозицію відповідно до умов цього Оголошення, принципів добросовісної конкуренції, прозорості та ефективного використання коштів (value for money), а також внутрішніх політик і процедур Організації.
Запитання та звернення.
Усі запитання, звернення та запити щодо умов цього тендеру приймаються виключно в письмовій формі шляхом надсилання електронного листа на адресу: zakupivli@convictus.org.ua. З метою забезпечення рівного доступу всіх потенційних учасників до інформації Організатор не надає роз’яснень усно або іншими каналами комунікації. Відповіді на запитання надаються у письмовій формі.
Кінцевий термін подання пропозицій
05 січня 2026 року, до 18:00 за київським часом.
Тендерні пропозиції подаються в електронному вигляді (PDF/скан) на адресу:
📧 zakupivli@convictus.org.ua
Тема листа: (тендер) на закупівлю послуг з матеріально-технічного супроводу заходів.
Повний текст Оголошення та додатки тут